5 versteckte Gründe, warum es uns so schwer fällt, effizient zu arbeiten (und wie wir das ändern)
Lass mich raten: Wenn du an effiziente Arbeit denkst, kommen dir bestimmt als erstes To Do-Listen oder Zeitmanagement Methoden, wie Eisenhower oder Getting Things Done in den Kopf, oder?
Und klar, gute Planung und richtige Organisation, macht auf jeden Fall Sinn, um effizient zu arbeiten.
Aber ich muss es sagen, wie es ist: Diese ganzen Zeitmanagement-Methoden sind nur ein Tropfen auf den heißen Stein, wenn das eigentliche Problem unsere mentalen Prozesse sind - und nicht unsere Arbeitsorganisation.
Wir beschränken uns damit lediglich auf unsere Aufgaben und die Arbeitsprozesse, aber vernachlässigen komplett den gegenwärtigen Moment, unsere eigenen Bedürfnisse und das bewusste Erleben.
Es ist wichtig, nicht nur die Aufgaben gut zu organisieren, sondern auch bewusst zu reflektieren, wo eigentlich die Herausforderungen in unseren mentalen Prozessen stecken:
Wie schaffen wir es, mit minimaler Anstrengung konzentriert zu bleiben, in einer Arbeitswelt, die von viel zu hohem Workload und unendlichen Ablenkungen geprägt ist?
Wie schaffen wir es wahrzunehmen, was in und um uns herum passiert und achtsam mit uns selbst umzugehen?
Es geht dabei also nicht um die Frage, wie wir mehr schaffen können, sondern wovon wir weniger tun können, um effizienter zu arbeiten.
Okay, lass uns da mal tiefer eintauchen:
Inhaltsverzeichnis:
So funktioniert's: Die entscheidenden Schritte für wirklich effiziente Arbeit
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Warum effiziente Arbeit heutzutage immer wichtiger wird.
Vielleicht erwartest du jetzt, dass ich dir erzähle, dass die Welt sich immer schneller dreht , der globale Wettbewerb immer größer wird, der Kostendruck immer weiter steigt und wir deswegen effizienter arbeiten müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Aber das werde ich dir nicht sagen! 😅
Ich bin kein Freund von maximaler Produktivitätssteigerung und der “Höher schneller weiter”-Mentalität unserer Gesellschaft.
Und dennoch glaube ich, dass effiziente Arbeit ein immer wichtigerer Skill für uns wird! Lass mich dir erklären, warum.
Und zwar aus folgenden Gründen:
Die Komplexität unserer Arbeit steigt immer weiter,
die Technologien, die wir beruflich nutzen werden immer mehr und
Kunden erwarten, dass Produkte und Dienstleistungen immer schneller zur Verfügung stehen.
Wozu führt das alles?
Right, es stresst uns und schadet unserer Gesundheit! Und deswegen steht Effizienz gar nicht (nur) in einem betriebswirtschaftlichen Kontext, sondern vielmehr in einem gesundheitlichen Kontext.
Effiziente Arbeit dient nicht nur der Produktivitätssteigerung. Effiziente Arbeit kann nämlich auch bedeuten, unnötigen Stress zu vermeiden und unsere Aufgaben mit Leichtigkeit und Gelassenheit zu erledigen.
Der Punkt ist: Durch eine effiziente Arbeitsweise können wir unnötige Belastungen reduzieren und damit unsere mentale Gesundheit schützen. Denn wenn wir krank sind, können wir schließlich gar nicht arbeiten, ob effizient oder ineffizient… 🤷🏻♀️
Wenn ich also von einer effizienten Arbeitsweise spreche, dann meine ich damit vor allem die mentale Ebene, also die Prozesse in unserem Kopf, die sich auf unsere Arbeit auswirken. Das Tolle ist nämlich, dass wir nicht sofort komplette Workflows umkrempeln müssen, um effizienter zu arbeiten und unsere Gesundheit zu schützen.
Wenn wir erkennen, wo unsere Effizienzräuber stecken, dann können wir nämlich mit relativ geringem Aufwand unsere Arbeitsweise schon grundlegend verändern. Hier kannst du mehr darüber lesen, wie Achtsamkeit uns dabei helfen kann.
Jetzt schauen wir uns diese versteckten Effizienzräuber mal genauer an. 🦹
1. 🐙 Multitasking-Illusion: Die vermeintliche Effizienzfalle
Wie oft sitzt du mit deinem Handy auf dem Klo? Wenn du dich ertappt fühlst - damit bist du nicht alleine!
Das ist nur ein banales Alltagsbeispiel dafür, dass wir es gar nicht mehr gewohnt sind, nur eine einzige Sache zu tun. Wir erledigen dauernd mehrere Dinge gleichzeitig.
Auch auf der Arbeit:
Im Meeting sitzen und gleichzeitig E-Mails beantworten.
Mails lesen und gleichzeitig mit der Kollegin quasseln.
Dem Chef zuhören und gleichzeitig über’s Konzept nachdenken.
Is it you?
Viele von uns fühlen sich vermeintlich super effizient, wenn sie besonders “gut” im Multitasking sind. Aber sorry, ich muss dich enttäuschen. Multitasking ist ein weit verbreiteter Mythos unserer modernen Leistungsgesellschaft. Deswegen kannst du auch nicht “gut” darin sein. Denn die Gleichzeitigkeit existiert nicht.
Die Forschung zeigt, dass unser Gehirn kognitiv gar nicht dazu in der Lage ist. In Wirklichkeit springt deine Konzentration in Millisekundenschnelle von einer Aufgabe zur anderen:
Dein Stresslevel steigt,
die Erledigung von Aufgaben dauert länger,
die Qualität der Arbeit leidet,
Kreativität wird verhindert.
Studien sprechen von bis zu 40% Produktivitätsverlust durch Multitasking. 💥
🔋 Was uns wirklich effizient macht:
Single-Tasking, also eins nach dem anderen tun. Mit der vollen Aufmerksamkeit bei einer Aufgabe sein, bis wir bewusst weiter zur nächsten Aufgabe gehen. Das ist gar nicht so einfach, weil unser Gehirn überhaupt nicht mehr daran gewöhnt ist. Das abzutrainieren ist ein Prozess. Aber ein sehr wertvoller!
2. 🐿️ Aufmerksamkeitsökonomie: Wie kognitiver Overload uns lähmt
50% der Zeit ist unser Geist auf Wanderschaft und nicht bei der Aufgabe, an der wir eigentlich gerade arbeiten. Ja, das hast du richtig gehört. Dieses Phänomen nennt sich Mind Wandering - und wurde in einer Studie aus 2010 beschrieben.
Heutzutage kommt eine Unmenge an parallel laufenden Projekten, gleichzeitig betreuten Kunden und unterschiedlichen Aufgaben dazu, die unser Gehirn überlasten.
Das führt dazu, dass wir ständig mit unseren Gedanken abschweifen. Zu Dingen, die noch erledigt werden müssen. Sorgen darüber, wie wir alles schaffen sollen. Kopfzerbrechen, ob wir genug wissen, machen, sind…
Dazu kommen immer neue Technologien und Tools. Sich ständig verändernde Prozesse und Projektanforderungen. Kollegen, die einen ständig unterbrechen - weil es ihnen ja genauso geht.
Unsere Aufmerksamkeit ist überall, nur nicht dort, wo wir sind. 🙇
Die Folge: mentale Erschöpfung und - du ahnst es schon - sinkende Produktivität.
Das führt zu neuem Druck, weil Aufgaben sich ansammeln.
Zu Fehlern, weil wir unkonzentriert sind.
Zu Verzögerungen, weil… naja, siehe Punkt 1.
🔋 Was uns wirklich effizient macht:
Wenn wir selbst keinen Einfluss auf unseren Workload haben, dann können wir zumindest unser Gehirn darauf trainieren, wieder im Hier und Jetzt zu sein. Uns nicht gedanklich in die Zukunft oder Vergangenheit ziehen lassen, zu Sorgen, Ängsten und Zweifeln. Also zu lernen, unsere Aufmerksamkeit bewusst zu lenken, um uns besser zu konzentrieren.
3. 🦚 Perfektionismus-Paradox: Wie Perfektionismus die Effizienz hemmt
Perfektionismus ist ein weit verbreitetes Phänomen in unserer Arbeitswelt.
Wenn du einen sehr hohen Anspruch an dich hast, Fehler vermeidest und nie wirklich zufrieden bist, gehörst du mit ziemlicher Sicherheit auch zu den Perfektionisten.
Viele halten Perfektionismus für eine Tugend. Aber im Arbeitskontext kann dieser Wunsch nach makelloser Leistung in Wirklichkeit unsere Effizienz beeinträchtigen. Warum das so ist?
Die Angst vor Fehlern und die ständige Suche nach Perfektion dazu führt, dass wir unsere To Do’s unnötig verkomplizieren oder Dinge aufschieben, weil unsere hohen Standards uns blockieren.
Als Perfektionisten neigen wir dazu, alles mehrfach zu überarbeiten und zu überprüfen. Oder dazu, uns nicht entscheiden zu können und damit Prozesse zu verzögern.
Im Endeffekt führt uns das dann eben auch wieder zu: Ineffizienz und Stress.
Ein gesunder Leistungsanspruch macht absolut Sinn, solange er nicht in hemmenden Perfektionismus umschlägt. Es lohnt sich, hier mal genauer hinzuschauen, wo du auf der Perfektionismus-Skala stehst.
🔋 Was uns wirklich effizient macht:
In erster Linie ist es wichtig, sich perfektionistischer Denkmuster bewusst zu werden. Indem wir diese erkennen und analysieren, können wir perfektionistische Verhaltensmuster so verändern, dass sie uns im Job weniger behindern.
4. 🐒 Ablenkungen everywhere: Unsere Sucht nach Dopamin
Geh mal in dein Handy unter Einstellungen und schau unter “Bildschirmzeit” oder “Digitale Balance” nach, wie oft du heute schon dein Handy entsperrt hast. Und?
Laut einer Studie der Universität Bonn entsperren wir unser Smartphone täglich im Schnitt 88 mal, also alle 11 Minuten (wenn wir 16 Stunden wach sind). Alle 11 Minuten!
Und das ist nur eine der Ablenkungen, denen wir den ganzen Tag erliegen. Daneben gibt es noch unser E-Mail-Programm, den Teams Chat mit den Kollegen und Telefonanrufe (ja, auch die gibt es noch 😅). Überall blinkt und piept es. 🔔
Unser Gehirn liebt das! Jedes Mal, wenn irgendwo ein Pop-Up aufploppt, eine neue Nachricht ankommt oder wir eine Reaktion auf unsere letzte Insta-Story kriegen, bekommen wir einen Dopamin-Kick. Dopamin ist die Substanz im Gehirn, die gemeinhin als “Glückshormon” bezeichnet wird.
Wegen dieser Glücksgefühle lassen wir uns eben auch gern ablenken. Alle neuen Nachrichten und Reaktionen geben ein Belohnungssignal an unser Gehirn.
Dadurch sind wir in einem ständigen Strom von Ablenkungen, der dazu führt, dass wir Energie verlieren und unfähig sind uns längerfristig zu fokussieren.
🔋 Was uns wirklich effizient macht:
Reizüberflutung minimieren und das Gehirn wieder auf Konzentration programmieren. Lernen den Ablenkungen zu widerstehen und Befriedigung im Fokussiertsein finden, statt in kurzfristigen Dopamin-Kicks.
5. 🦥 Mangelnde Selbstfürsorge: Der vernachlässigte Schlüssel zur Effizienz
Pausen durcharbeiten,
zu wenig schlafen,
ungesund und in Eile essen,
zu wenig Bewegung,
zu viele Überstunden…
Erkennst du dich wieder?
Mit unserer schnelllebigen, anspruchsvollen Arbeitsweise, übergehen wir oft unsere Grenzen. Wir vernachlässigen uns selbst, zugunsten unserer Arbeit.
Doch all das ist wichtig, um unsere Energie wieder aufzuladen.
Wenn unsere Energie sinkt, dann sinkt selbstverständlich auch unsere Leistungsfähigkeit. Wir können uns schlechter konzentrieren, geraten schneller unter Stress und arbeiten langsamer.
Und das Schlimme daran: Wir bemerken es oft erst, wenn es zu spät ist. Also wenn unser Energielevel schon auf einem extrem niedrigen Niveau ist und unser Körper uns mit Macht zeigt, dass er so nicht mehr möchte.
Vor allem in Arbeitsumfeldern, in denen alle wenig auf sich selbst achten, ist das ein Problem. Weil dieses Verhalten als normal - ja, vielleicht sogar als erwünscht - angesehen wird und wir gar nicht wirklich bemerken, wie wenig wir auf uns achten.
Wenn dann noch Multitasking dazukommt und der Perfektionismus kickt… Ja, dann haben wir den Salat. 🥗
🔋 Was uns wirklich effizient macht:
Bewusstsein für unsere körperlichen Bedürfnisse und Grenzen. Eine bessere Selbstwahrnehmung bewahrt davor, die eigenen Grenzen zu übergehen und hilft uns, uns Zeit für unsere Selbstfürsorge zu nehmen.
So funktioniert's: Die entscheidenden Schritte für wirklich effiziente Arbeit.
Puh, okay, mit einer tollen To-Do-Listen-Technik scheint es wohl nicht getan. Wir arbeiten heute in wahnsinnig komplexem Systemen, so dass auch die Frage nach effizienter Arbeit nicht mit ein paar netten Tool-Tipps zu beantworten ist.
Ich bin ein Freund davon, solche Veränderungen systematisch anzugehen, damit sie auch wirklich nachhaltig wirken können.
Deswegen hab ich abschließend noch eine Empfehlung, was die aus meiner Sicht entscheidenden Schritte sind, um die eigene Arbeit effizienter zu gestalten:
1. Schritt: Mit einer Bestandsaufnahme starten. 🔎
Erst mal ist es wichtig, sich selbst im Arbeitsalltag zu beobachten, um die ganz persönlichen Effizienzräuber zu entlarven. Ist es Multitasking, kognitiver Overload, Perfektionismus, zu viele Ablenkungen oder mangelnde Selbstfürsorge?
Auch wenn ich beobachte, dass diese versteckten Gründe eigentlich in allen Jobs und Unternehmen gerade die zentralen Herausforderungen sind, ist es elementar, in die Selbstreflexion zu gehen. Je nach Bereich, Team oder Persönlichkeit können diese Dinge unterschiedlich stark ausgeprägt sein.
2. Schritt: Die Macht über die eigene Aufmerksamkeit zurück gewinnen. 💭
Wir neigen dazu, uns schnell in eine Opferrolle zu begeben und die äußeren Umstände für unsere Misere verantwortlich zu machen. Die Kollegen, der Workload, die Prozesse…
Und auch wenn all das bestimmt verbesserungswürdig ist, sollten wir uns erst mal den Dingen widmen, die wir selbst in der Hand haben. Bzw. im Kopf, genauer gesagt: im Gehirn.
Es ist einfacher, erst mal was an sich selbst zu ändern, als direkt das ganze System auf den Kopf stellen zu wollen.
Artikeltipp: So hat Leo durch Achtsamkeit gelernt bewusster mit Stress umzugehen.
3. Schritt: Ungünstige Gewohnheiten durchbrechen. 🪚
Ich bin ehrlich, das ist der anstrengendste Part. Jahrelang “anerzogene” Verhaltensmuster zu durchbrechen, kann zäh sein. Aber glaub mir, es zahlt sich aus.
Und das Gute ist:
Hier geht es erstmal darum, Dinge sein zu lassen. Z.B. mit Multitasking aufzuhören oder Ablenkungen zu verringern. Ihr werdet recht schnell merken, dass eure Effizienz dadurch steigt und ihr euch weniger gestresst fühlt.
4. Schritt: Achtsame Arbeitspraktiken in den Joballtag integrieren. 🧠
Alle genannten Schritte sind schon Teil eines achtsamen Arbeitsalltags. Achtsamkeit hilft uns nicht nur zu erkennen, was uns Energie raubt, sondern auch konzentrierter und fokussierter zu arbeiten.
Achtsamkeitsübungen und Achtsamkeitsmeditation tragen dazu bei, dass unsere Gehirne diesen Effizienzräubern weniger erliegen.
Oder kurz gesagt: Dass wir effizienter arbeiten, dadurch gesund bleiben und uns besser fühlen. 😌
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Über die Autorin:
Hey, ich bin Mell Baron. Als Expertin für Stressmanagement & Mindful Work begleite ich Arbeitgeber und Berufstätige dabei, stressfrei und achtsam zu arbeiten und zu leben.
